Utilisation de Forms en distanciel synchrone

Microsoft 365 se voit être un réel allié pour les domaines de l’entreprise et de l’éducation, dans la mesure où au moins une des applications est utilisée, on fait référence à Excel, Word ou encore Powerpoint. Durant un cours ou une réunion en distanciel via l’application Zoom, il est possible que l’enseignant ou le présentateur plus généralement puisse transmettre un questionnaire, formulaire à son auditoire. En effet, une enquête sur les connaissances transmises durant la présentation, peut permettre à la personne concernée de recueillir les impressions des participants et en fonction des retours améliorer ou conserver le rythme. Nous allons voir dans cet article comment se présente l’application Forms de Microsoft 365, à travers la création de questions, de formulaires, mais également la transmission d’une enquête. Enfin, nous verrons comment les exploiter, les interpréter.

Les formulaires/questionnaires

Créer un formulaire

Lors de la création d’un nouveau document sur Forms, nous avons deux choix possibles, Nouveau  formulaire ou Nouveau questionnaire. Comme on peut le voir sur la capture 1, ci-dessous nous avons sélectionné “Nouveau formulaire”.

creation d'un formulaire sur Forms
Capture 1: Création d’un formulaire – Forms

Type de questions

Avant la mise en place du formulaire, nous devons trouver un titre et une courte description pour le présenter. En effet, ce titre s’affiche aux personnes remplissant le formulaire et est identifiable dans la liste des formulaires. Un titre clair et explicite favorise la recherche du formulaire pour les destinataires.

présentation d'un formulaire sur Forms
Capture 2: Présentation d’un formulaire – Forms

Les options des formulaires

Comme on peut le voir sur la capture 3A ci-dessous, nous avons créé cinq questions avec les options les plus courantes. Parmi elles, nous avons le choix unique (bouton radio), la saisie de texte, une évaluation sur 5 étoiles, le renseignement de date (naissance, rdv etc…) et enfin l’insertion de pièces jointes. Nous ne sommes pas uniquement cantonnés à ces cinq choix, en effet, nous pouvons voir sur la capture 3B qu’il y a d’autres options.

Type de questio d'un formulaire sur Forms
Capture 3A: Type de questions d’un formulaire – Forms

 

Type de question d'un formulaire Forms
Capture 3B: Type de questions d’un formulaire – Forms

Les réponses

Synthèse de réponse

Nous avons vu précédemment dans cet article que nous avons deux rubriques lorsque l’on créer un formulaire/questionnaire. En effet, nous avons la partie questionnaire/formulaire et la partie réponse. Dès la réception des réponses de l’enquête, Microsoft Forms propose une analyse en plusieurs étapes. Dans un premier temps, un bandeau avec une synthèse comportant la quantité de réponses, durée moyenne de remplissage, l’état et enfin l’export excel.

Type de question d'un formulaire sur Forms

Export Excel

À l’issue du formulaire, nous pouvons exporter les données collectées et les analyser depuis Excel. En effet, comme on peut le voir sur la capture ci-dessous, les titres des colonnes sont importées et les valeurs ajoutées.

import de données excel

import de données depuis excel sur Forms
Capture 5: Import des données dans Excel – Forms

Cette fonctionnalité peut être sans grand intérêt dans le cadre d’une enquête satisfaction, mais si ce formulaire était dédiés à une étude démographique et autres enquêtes avec un panel conséquent, cela aurait pu être d’une grande utilité. En effet, le traitement de ces données sera optimisé. Nous verrons plus bas dans l’article, une autre méthode d’analyse de données récoltés.

Plus de détails

Une fois dans la catégorie réponses, et que nous parcourons la page, un lien “Plus de détails” est disponible. En effet, nous pouvons accéder aux détails de notre questionnaire/formulaire sous forme de tableau avec le nom et les réponses données.

afficher plus de détails sur Forms
Capture 6: Plus de détails – Forms

La collaboration

Partage de formulaires

Après avoir créé un formulaire, il faut le transmettre à la population concernée, en effet, nous avons la possibilité de partager notre formulaire depuis l’application. Pour ce faire, nous cliquons sur Partager, un large choix de partage s’offre à nous (voir capture 4A). Nous avons la possibilité de partager le formulaire par liens, par QRcode, par intégration web et par mail (voir capture 4B). Nous pouvons par la même occasion gérer les droits des utilisateurs, nous pouvons autoriser uniquement les membres de notre organisation ou bien certains d’entre eux.

Aperçu type de partage sur Forms
Capture 7A: Types de partage d’un formulaire – Forms

partage de formulaire
Capture 7A: Types de partage d’un formulaire – Forms
type de partage sur Forms

Consultation et modification à plusieurs

Lors d’un travail en groupe pour une étude par exemple, les étudiants peuvent collaborer à distance sur un même document. Pour cela, ils devront recevoir une invitation de la personne qui a créé le formulaire.

partage formulaire pour collaborer
Capture 8: Partage d’un formulaire pour collaborer – Forms

Comme on a pu le voir, Microsoft Forms est une application complète dans la mesure où elle nous permet de créer notre formulaire et de récolter les réponses. Pour une utilisation en distanciel depuis l’application Zoom par exemple, nous avons vu qu’il fallait réaliser un partage d’écran et afficher l’application Forms. A cet instant, Forms est utilisé en distanciel synchrone, de plus, la collaboration est possible lorsque le présentateur ou enseignant transmet le lien au groupe. Globalement l’application est fonctionnelle mais n’est pas encore intégrée aux applications de visioconférences autre que Microsoft Teams.

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