Un des derniers rapports Spiceworks sur les outils de communications les plus couramment utilisés en environnement professionnel montre que si le courriel reste le numéro 1 des outils de communication utilisés (99 % des répondants), mais l’utilisation d’applications de chat ne cesse de croître en entreprise. Ce type d’outil est le plus adopté dans les grandes entreprises (2018 : 70 %, contre 53 % en 2016), suivies par les moyennes entreprises (2018 : 61 %, contre 38 % en 2016) et les petites entreprises (2018 : 58 %, contre 42 % en 2016).
Dans ce cadre, nous allons nous intéresser à 2 solutions de communication citées dans ce rapport : Spiceworks Slack et Teams (Skype for business, même s’il pointe en première place, est destiné, d’après les récentes communications de Microsoft, à être intégré à Microsoft Team qui sera le produit de référence).
Tableauxinteractifs.fr a également mené une étude sur les principaux acteurs et évolution de l’adoption à découvrir dans cette même section.
Notre évaluation de Slack, logiciel de chat pour entreprises
Slack c’est l’outil le plus connu après skype for business des applications de chats professionnels. Cet outil lancé en 2013 et devenu une référence pour les modèles d’application de communication. Comptant à l’heure actuelle 8 millions d’utilisateurs actifs, cette application a su séduire. En particulier grâce à son interface simple, son ergonomie qui assure une prise en main facile et aux centaines d’intégration avec d’autres applications existantes. Son fonctionnement repose entre autres sur la création de chaînes dédiées qui permettent des discussions d’équipe sur des sujets particuliers , de partager des fichiers, d’épingler des messages importants, de placer des rappels automatiques, de créer des fils de discussion, les notifications …tout en facilitant le chat individuel , et la visioconférence.
Niveau installation / Créer une équipe
Slack est très facile à mettre en place. L’inscription en ligne est rapide, et vous pouvez inviter directement vos collègues à rejoindre des chaînes sans soucis ou manipulation techniques !
Interface & design
Slack vous permet de changer le thème de votre application et de le personnaliser. Le design d’interface est minimal : tout ce passe sur la page principale. Il donne un accès aisé aux principales fonctions, la navigation entre les channels et l’accès à la messagerie privée est simple.
Messagerie
La messagerie de Slack s’organise par chaînes (thème, équipe…) et chat individuel. Elle vous permet de créer des “threads” (les threads sont les fils de discussions créer sous un message principal) mais aussi d’épingler un message à une chaîne. Ce qui est pratique pour hiérarchiser les informations.
Notez que la fonction recherche vous permet de chercher sur l’ensemble des chaînes aussi bien des messages que des fichiers
Partage de fichiers / collaboration
Slack peut non seulement vous servir de messagerie mais aussi vous permets de transférer tous types de fichiers sous forme de téléchargement. Cependant l’espace de stockage est limité par équipe et en fonction du plan auquel vous souscrivez.
Vidéos conférences
Elles s’organisent de façon simple, elles sont limitées à 2 personnes dans la version gratuite et à 15 personnes dans la version payante en plan payant.
Interopérabilité
Il en existe plus de 800 à ce jour. Slack est un des outils qui s’intègre le plus facilement aux différents flux de travail disponibles sur le marché.
Microsoft teams
Microsoft Teams est la réponse de Microsoft face à Slack qui a changé historiquement la manière de concevoir la communication en entreprise. Avant de concevoir Teams, Microsoft a, un temps, pensé à racheter Slack . En 2016 Teams a connu une explosion d’utilisation grâce à son inclusion dans le “package” Microsoft Office 365. En effet le plan “gratuit” team est inclus pour les utilisateurs de Ms 365. Une bonne option stratégique si l’on voit le dernier rapport Spiceworks. En moins de 2 ans, Teams est passé devant Slack en terme d’inscrits et de déploiement. Cependant Microsoft ne communique pas sur le nombre d’utilisateurs réellement actifs sur Teams contrairement à Slack.
Niveau installation / Créer une équipe
Teams est moins intuitif que Slack pour l’installation mais ce fait assez simplement si vous avez le package 365 installé. La création d’équipe/ invitations de membres est assez simple notamment si vous avez le même nom de domaine. Dans le cas contraire le processus est un peu plus compliqué. D’une manière générale, il est préférable de disposer d’un support informatique pour faire le paramétrage de l’outil.
Certaines subtilités peuvent être assez complexes à installer (des applications par exemple) et Teams fait la différence pour les autorisations administrateur / utilisateur.
Interface & design
D’emblée l’interface de Teams présente plus d’informations que celle de Slack (en effet tout ne tient pas sur une seule page, il y a beaucoup d’onglets dans lesquels il faut naviguer). Cette dernière est aussi moins personnalisable au niveau du thème. Cependant si cette interface demande de l’investissement au démarrage pour comprendre les tenants et aboutissants de l’architecture, ceux qui ont une affinité avec les programmes riches s’en accommoderont très rapidement. Les plus réfractaires auront quant à eux plus de mal à s’y faire.
Messagerie
La messagerie de Teams s’organise par chaînes (équipe…), sous chaînes (thèmes) et chat individuel. Elle vous permet de créer des fils de discussion (des “threads” sous un message principal) Si vous ne pouvez pas épingler un message à une chaîne avec Teams vous avez en revanche accès à plus d’options pour le formatage de vos messages que sur Slack.
Partage de fichiers / collaboration
Teams permet lui aussi le partage de fichier et à la différence de Slack, pour travailler sur un document partagé il ne nécessite pas d’ouvrir une autre fenêtre de navigateur. Aussi il dispose d’une plus grand espace de stockage et permet l’échange de fichiers.
Teams possède la même fonctionnalité de recherche que Slack.
Vidéos conférences
Teams utilise l’interopérabilité avec skype et la fonction de vidéoconférence est bien plus fournie que sur Slack. La visioconférence peut inclure jusqu’à 80 participants ; aussi Teams permet l’enregistrement des réunions sans ajout d’application supplémentaire.
Interopérabilité
Si Teams possède de plus en plus de modules d’intégration, son catalogue reste moins fourni que celui de Slack ; son premier avantage est d’offrir une intégration « sans coutures » avec toute la suite Microsoft office 365.
Tableau récapitulatif
| Paramètres | Slack | Teams |
| Niveau installation / Créer une team | Mise en place rapide et intuitive, facilité de gestions des teams | Lourdeur du déploiement et de l’administration de l’app, requiert un IT |
| Interface & design | La plus ergonomique et la plus simple | La plus complexe et chargée |
| Messagerie | Chaînes : oui Fils de discussion: oui Epingles : oui Poll : oui Format : + Rappel : oui |
Chaînes : oui Fils de discussion : oui Epingles : non Poll : oui Format : ++ Rappel : non |
| Partage de fichiers / collaboration | Partage: oui Travail collaboration : ouverture tiers Taille max d’un fichier à l’upload : 1GB |
Partage: oui Travail collaboration : dans l’application Taille max d’un fichier à l’upload : 15GB |
| Vidéos conférences | OuiLimitation : 15 participants | OuiLimitation : 80 participants |
| Intégration | Plus de 1500 API |
Ms office 365 quelques applications tiers |
| Plan gratuit limitations | 10k messages 2 participants en vidéoconférence 10 intégrations Limitation du stockage : 5GB par team |
Pas de limitation de messagesLimitation du stockage : 1to par organisation |
Pourquoi utiliser ces solutions ?
Ces solutions sont là pour faciliter la collaboration en regroupant l’essentiel des outils clouds, de la messagerie et de la visioconférence. Ces outils intègrent toutes les facilités du travail en numérique, tout en désencombrant les boites mail ; ils classent toutes les informations liée aux échanges entre collaborateurs ainsi que les fichiers. Avec le chat et la visioconférence, Slack ou Microsoft Teams permettent de créer plus de proximité entre les collaborateurs. Ils rapprochent les équipes physiquement distantes, tout en facilitant le suivi des projets.
Enfin l’avantage c’est que leur statut de pratiquement “réseau social” d’entreprise va faciliter et stimuler l’intelligence collective, la créativité.
Sur ce site Internet un article complet présente les particularités de ces outils (suivez ce lien)
| Le choix de l’une ou l’autre de ses solutions dépend des habitudes de travail dans l’organisation. De quelles intégrations avez-vous besoins ? Travaillez-vous principalement avec Microsoft office 365 ? Quelles applications en ligne utilisez-vous pour vos projets ? |
Comment peuvent-elles améliorer vos réunions ?
Ces solutions ont des moteurs de recherches très puissants qui permettent de retrouver très rapidement les fichiers selon la chaîne, l’utilisateur… Pendant vos réunions vous pouvez recueillir en direct les derniers fichiers à jour d’un projet ou les derniers échanges. Qui plus est vous pouvez lancer une webconférence directement depuis l’application pour communiquer avec un collaborateur éloigné!
Par exemple l’équipe marketing d’un groupe spécialisé dans le prêt à porter a besoin de faire le point pour voir où ils en sont dans la préparation du lancement d’une nouvelle gamme de sacs à mains. Le directeur marketing a besoin de vérifier les derniers clichés du photographe, il peut y accéder en quelques secondes depuis les pièces jointes et son fil de discussion ; puis contacter par visioconférence les acheteurs en chine sans changer d’application.
Quels types de supports privilégiés avec ces solutions ?
L’avantage de ces applications est leur portabilité ; utilisables sur appareils mobiles, tablettes, ordinateurs mais aussi portables sur un écran interactif.
L’usage le plus étendu s’effectuera sur les ordinateurs de bureau; ou les fonctions des applications sont les plus variées. L’utilisation sur smartphone est plus orientée vers l’utilisation de la messagerie instantanée. Enfin dans les salles de réunion, le support privilégié de l’application est l’écran interactif, pour partager et échanger sur les travaux en cours.
En effet, ces applications fonctionnent très bien sur tactile, et grâce à la taille d’affichage de l’écran vous pourrez focaliser toute l’attention de l’équipe en présentiel sur les fichiers et les derniers états de discussion. Vous pourrez aussi initier des séances de visioconférence en vous appuyant sur les fonctions de partage d’écran inclues dans Slack ou Microsoft Teams.
