Nous avons vu l’intérêt d’utiliser l’écran interactif en salle de réunion. Une activité particulièrement intéressante mérite qu’on s’y arrête, le remue-méninges (brainstorming).
Principe du brainstorming
Le principe du brainstorming est d’accueillir toutes les propositions d’un groupe afin de récolter le maximum de données.
Pas de censure à ce stade. Les idées paraissant les plus farfelues doivent être enregistrées, sans hiérarchisation de valeur avec celles qui semblent les plus pertinentes. Cela semble étonnant pour un néophyte, mais cette liberté d’émettre des idées est le garant d’un brainstorming réussi.
La seconde étape consiste à sélectionner les idées qui semblent les plus intéressantes en mettant de côté les moins pertinentes. Comme pour la première partie, nous verrons comment l’écran interactif favorise cette étape.
Selon l’objet du brainstorming, il peut y avoir des étapes complémentaires de classement, de regroupement, là encore, l’écran interactif est un allié précieux.
Voyons donc comment procéder pour chacune de ces étapes du brainstorming.
Noter toutes les idées sur l’écran interactif
Récolter le plus de données possibles nécessite de donner la parole aux participants. Avec un écran interactif, plusieurs stratégies sont possibles.
Une personne dédiée pour écrire sur l’écran interactif
La première peut être que l’animateur écrit les propositions sur l’écran. C’est ce qui est généralement fait avec les moyens traditionnels.
Cependant, cette technique peut être lente et il y a risque que l’animateur hiérarchise les données, voire influence de trop les propositions, ce qui pourrait aller à l’encontre du résultat souhaité.
Il est donc souvent préférable que la personne qui collecte les données le fasse de sa place et que les propositions s’affichent directement sur l’écran.
Ceux qui émettent les propositions pourront vérifier qu’elles sont bien prises en compte et la prise de parole sera ainsi facilitée pour les personnes timides.
Écrire à plusieurs sur l’écran interactif
Une autre possibilité consiste à faire passer chacun pour qu’il écrive ses idées sur l’écran. Cela peut être pertinent pour de petits groupes. Les écrans modernes acceptant au moins dix points de contact simultanés, il n’y aura jamais de blocage, même si plusieurs personnes écrivent en même temps sur l’écran.
Utiliser le BYOD pour partager ses idées
Cependant, les logiciels spécifiques pour écrans interactifs proposent parfois des fonctions avancées d’émission d’idées depuis les matériels des utilisateurs, qu’il s’agisse de leur téléphone intelligent, de leur tablette, voire d’un ordinateur.
L’idée est donc de demander aux participants d’envoyer leurs idées directement depuis leur matériel. Le résultat s’affiche alors sur l’écran, soit en temps réel, soit à l’issue de la séance de proposition selon les applications.
Par exemple dans Mural, les participants qui doivent avoir un compte pour participer aux propositions envoient leurs « Post-it » qui s’affichent instantanément à l’écran, où qu’ils soient dans le monde.
Cette application comme d’autres du même type peut donc être utilisée également en visioconférence.
Trier les éléments notés sur l’écran interactif
Maintenant que nous avons récolté toutes les idées, il convient de les trier et là, le travail directement sur l’écran interactif est un grand atout.
En effet, à ce stade, il est important que les participants voient les propositions et qu’ils puissent participer au tri.
On peut par exemple à ce stade regrouper les propositions équivalentes et éventuellement les résumer avec une expression générique. Ceci permet de limiter le nombre d’objets à traiter. Il est en général intéressant de garder les différentes entrées, on peut donc glisser les éléments, voire en les superposant sous leur nouvelle étiquette (qui peut être une des propositions).
Lorsque l’on a sélectionné ce que l’on veut garder, il est intéressant de dupliquer la page et de ne conserver que les étiquettes. Cela permet d’engager une nouvelle réflexion sur les éléments restants.
Ce travail permet de ne garder que les éléments les plus intéressants. Par exemple pour le trouver le nom d’un produit, on peut arriver finalement à n’avoir qu’un seul nom qui aura fait l’unanimité de façon démocratique, puisque chacun aura participé au résultat final qui peut, bien entendu différent de toutes les propositions de la première étape.
Organiser les éléments sur l’écran interactif
Parfois, le résultat du brainstorming est un ensemble d’éléments qu’il va convenir de classer. On part de la copie de la page initiale qui contient les différentes étiquettes, mais là au lieu de ne garder qu’un seul élément, on va répartir les propositions dans des catégories.
Les catégories peuvent être de types très variés, par exemple, la répartition des tâches entre différents services, éléments qui seront repris ensuite dans les outils de gestion de projet.
Un cas courant de classification, mais qui peut être également la matrice de saisie initiale, l’outil SWOT. Il est destiné à entrer les forces et faiblesses de l’entreprise en fonction des éléments internes et externes.
On peut par exemple afficher cette matrice en fond d’écran. Ainsi, les participants peuvent entrer directement les éléments qu’ils souhaitent proposer dans la case correspondante.
L’apport de l’écran interactif à cette utilisation est qu’il permet de dupliquer les pages ou les éléments, par exemple quand certains peuvent faire partie de deux catégories. Bien sûr, on pourra procéder au nettoyage comme dans l’utilisation précédente pour ne garder que les étiquettes pertinentes à placer dans la matrice SWOT.
Lorsque la matrice SWOT classique a été complétée, il est intéressant de changer de perspective pour renouveler l’approche et susciter de nouvelles idées. La matrice de droite diffère de la classique, car on y regroupe les forces et faiblesses internes et externes.
L’avantage d’un logiciel d’écran interactif est qu’il est possible de conserver tous les textes et annotations déjà saisis et de changer seulement le fond d’écran. Ainsi, en dupliquant la page, on peut créer un document différent à partir des mêmes éléments.
Pour nos lecteurs, vous trouverez ici, les fonds d’écran pour ces deux matrices.
En guise conclusion
Les deux articles suivants vous ont donné des pistes d’utilisation pour votre écran interactif, mais dans ce domaine, l’imagination est au pouvoir.
Comment utiliser un écran interactif
Comment faire un brainstorming
Nous savons comment il pouvait permettre de s’affranchir de quelques limites des moyens traditionnels, comme les paperboards vite encombrants, les Post-its, trop petits et perdables, les tableaux blancs qu’il faut effacer alors qu’on a encore beaucoup à y inscrire.
Le plus important est qu’il permet de dynamiser le travail de groupe, la gestion de projets, en favorisant le travail collaboratif. Les participants se sentent plus impliqués, car ils participent réellement à la création et ne subissent plus la présentation de documents déjà tout ficelés et qui ne laissent pas la place à de nouvelles propositions.
Avec ces accessoires, l’écran interactif est devenu l’élément central des salles de réunion, en local (également avec le BYOD) ou à distance (avec la visioconférence). Son succès témoigne de l’engouement et des avantages qu’il procure. À vous de trouver les apports particuliers pour votre entreprise, qu’il s’agisse de la gestion agile ou du lean management ou de simples réunions d’équipe.
Cet article sur le brainstorming fait partie d’un dossier sur l’utilisation des écrans interactifs en salle de réunion. Les autres sujets traités dans ce dossier ci-après
• Quelle taille pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quel support pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quel ordinateur pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quelle caméra de visioconférence pour un écran interactif en salle de réunion ?
• Quel prix pour un écran interactif d’une salle de réunion ?
• Comment utiliser un écran interactif dans une salle de réunion ?
